La classica figura della segretaria amministrativa che svolge diverse mansioni è ancora fortemente ricercata da molte aziende, che hanno bisogno di professionisti su cui contare per portare a termine molteplici compiti burocratici.
Segretari nell’era digitale
Per sopperire alle diverse esigenze delle aziende odierne, spesso è utile avere una formazione adeguata, anche per possedere delle possibilità in più di arricchire il proprio curriculum. In tal senso, Cefip Form è una garanzia tra i corsi di formazione professionale. Si tratta, infatti, di una piattaforma e-learning che rilascia attestati a norma di legge e altamente specializzata.
Poter avere una formazione totalmente (o quasi) online significa poter conciliare, di volta in volta, vita privata e lavorativa con un’opportunità che aiuterà a crescere a livello professionale. E la crescita, di questi tempi, va di pari passo con la digitalizzazione delle aziende, le quali operano sempre di più con sistemi automatizzati che esigono un supporto “umano” aggiornato.
Già solo effettuare una transizione dal cartaceo al digitale, trasponendo grandi quantità di dati anche sensibili, significa conoscere i software e le esigenze operative interne. Un segretario di azienda, di norma, si occupa di:
- Gestione clienti e fornitori.
- Gestione mail e posta in entrata e in uscita.
- Contabilità a vari livelli.
- Gestione degli archivi fisici e digitali.
- Supporto ai vari reparti a seconda delle necessità aziendali.
Una figura versatile
La versatilità delle mansioni di segreteria deve quindi partire da una conoscenza scolastica che coincida perlomeno con la media inferiore. Ogni corso, poi, dovrebbe sempre garantire almeno un tot di ore di tirocinio per completare le ore teoriche svolte in e-learning.
Proprio per consentire allo studente di avere una panoramica a 360 gradi del tipo di realtà nella quale andrà a inserirsi, sarà indispensabile informarlo su tutti i principali elementi di diritto amministrativo e commerciale. In tal modo, potrà adattarsi alla ditta di trasporti così come alla multinazionale che opera in campo farmaceutico.
Le conoscenze matematiche, inoltre, saranno implementate dai fondamenti che riguardano la contabilità, ivi incluse l’emissione di fatture, di note di credito e la realizzazione di documenti di trasporto.
I software in uso presso le aziende, spesso sono molto personalizzati, proprio per rispondere alle singole necessità: ma avere una buona conoscenza dei principali gestionali è un punto di partenza importante per orientarsi in maniera ottimale in ogni “ambiente” virtuale.
Persino la comunicazione interpersonale diventa materia di studio, in quanto occorre risultare rapidi, efficienti e cortesi sia con i colleghi dei vari reparti, che con collaboratori o clienti esterni. La conoscenza dell’inglese, infine, non è solo propedeutica a una migliore interfaccia con fornitori stranieri, ma attualmente risulta imprescindibile sul web e nei social, spesso utilizzati per promuoversi e interfacciarsi con la clientela.
L’amministrazione segretariale è perciò una mansione dinamica che deve adattarsi perfettamente sia alle innovazioni tecnologiche in continua espansione, che alle necessità mutevoli di aziende in crescita. Spesso, non è più sufficiente stare dietro a una scrivania, ma occorre sapersi destreggiare persino in smart working o utilizzando i vari strumenti da remoto.
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