7 consigli su come migliorare la comunicazione in azienda
La comunicazione digitale è ormai indispensabile per le aziende. Eppure, se ti è mai capitato di leggere una newsletter confusa o di ricevere un messaggio aziendale che ti è sembrato irrilevante, sai che non è sempre facile farla funzionare bene.
Che si tratti di comunicazione interna o esterna, l’obiettivo è sempre lo stesso: essere chiari, efficaci e vicini al pubblico o ai dipendenti. In questo articolo, proporremo una serie di consigli per migliorare tutti questi aspetti.
1. Conosci il tuo pubblico
Il primo passo per una comunicazione aziendale efficace è capire chi è il tuo pubblico. Non puoi parlare nello stesso modo a un cliente potenziale, a un partner commerciale o a un team interno. Ogni gruppo ha aspettative e linguaggi diversi, e definire quindi le diverse caratteristiche può migliorare sensibilmente la comunicazione.
Tra gli strumenti più utili e interessanti in questo senso ci sono le buyer personas. Si tratta di rappresentazioni semi-fittizie del tuo pubblico ideale basate su dati reali. Crearle permette di rispondere meglio alle loro domande, anticipare i loro bisogni e adattare il tono della comunicazione. In questo modo, ogni messaggio arriva a destinazione nel modo giusto.
2. Usa i giusti canali di comunicazione
Non fidarti di chi ti dice che tutti i canali digitali di comunicazione sono uguali. La scelta del canale giusto è proprio uno degli aspetti più importanti e delicati da considerare, soprattutto se parliamo di comunicazione esterna.
Ogni piattaforma, infatti, ha le sue caratteristiche. Ad esempio, se desideri inviare informazioni dettagliate, come una proposta o un’offerta esclusiva, l'email è il mezzo più diretto e professionale. Se invece vuoi coinvolgere i clienti in modo più continuativo puoi farlo attraverso i social, che permettono alti livelli di engagement.
Anche il tono e il contenuto variano a seconda della piattaforma. Su Instagram, per esempio, si è soliti usare un linguaggio più visivo e accessibile, mentre su LinkedIn è meglio mantenere un tono più serio e orientato al business.
3. Sfrutta le nuove tecnologie
Le tecnologie moderne sono alleate fondamentali per migliorare la comunicazione azienda. Anche strumenti tanto vituperati come l’intelligenza artificiale possono essere d’aiuto, poiché permettono di automatizzare i lavori più meccanici e quindi di avere più tempo per concentrarsi su cose più importanti. Un ottimo esempio è l’utilizzo dei chatbot per rispondere alle domande più comuni dei clienti.
Esistono tanti strumenti anche per la gestione dei documenti interni. Per esempio, quando rimuovi pagine PDF da un documento, puoi farlo in modo molto semplice e veloce con PDF Guru. Si tratta di un editor di PDF online che consente di effettuare numerose modifiche ai documenti.
Ci sono poi alcune piattaforme che rendono la comunicazione interna più fluida. Tra queste, possiamo citare:
Slack
Microsoft Teams
Trello
Si tratta di strumenti in grado di centralizzare tutto, e ormai il loro utilizzo è considerato, a livello di comunicazione interna, una best practice, poiché rende molto più semplice collaborare e tenere traccia dei progetti.
4. Investi nella chiarezza e nella semplicità
Tra gli elementi fondamentali per una comunicazione aziendale efficace c’è la chiarezza. Ogni messaggio dev’essere al 100% comprensibile in modo da non essere né ignorato né frainteso. Niente gergo aziendale, allora, e limitare i termini troppo tecnici al minimo indispensabile. Questo vale anche per la comunicazione interna, dove gli equilibri sono ancora più delicati.
Anche la formattazione può fare la differenza. Nessuno ha voglia di leggere un blocco di testo senza paragrafi. Molto meglio, invece, suddividere il testo in blocchi chiari, con elenchi puntati o numerati, e usare titoli e sottotitoli che rinforzino i concetti chiave.
5. Personalizza il messaggio
Una comunicazione aziendale generica è facile da ignorare. Quando invii un messaggio a un cliente o un partner, l'effetto "spam" è sempre dietro l'angolo se non c'è un tocco personale. Personalizzare i messaggi è uno degli aspetti più efficaci per catturare l'attenzione e creare un legame con chi riceve il contenuto.
Un buon esempio di automazione che conserva un tocco umano è l'email personalizzata. Anche se invii email automatiche, puoi inserire il nome del destinatario, segmentare i messaggi in base agli interessi o al comportamento degli utenti, e scrivere in modo che sembri che l'email sia stata scritta appositamente per loro.
6. Incoraggia le interazioni
Ormai lo sappiamo, nel mondo di oggi l’interattività è tutto. Il pubblico ha una soglia di attenzione sempre più bassa, e farlo interagire è fondamentale per trasmettere un messaggio. Per questo, le call to action (CTA) che invogliano i lettori a compiere un’azione sono strumenti fondamentali.
Anche sondaggi e domande dirette sui social o tramite email possono essere un ottimo modo per raccogliere opinioni e feedback. Attenzione, però: quando il pubblico interagisce davvero, ad esempio rispondendo ai messaggi, è fondamentale rispondere subito e con attenzione. Altrimenti si rischia di rovinare tutto.
7. Monitora e analizza i risultati
L’ultimo passo è analizzare i risultati. Gli obiettivi a livello di comunicazione esterna sono stati raggiunti? La comunicazione interna è diventata più efficace? Per quanto riguarda il primo aspetto, ci sono vari indicatori chiave di prestazione, detti KPI, che si possono considerare. Per quanto riguarda il secondo aspetto, invece, c’è sempre la possibilità di creare sondaggi interni e richiedere consigli ulteriori su come migliorare la comunicazione in azienda. In base ai risultati ottenuti si potrà capire come procedere.
Conclusione
Insomma, migliorare la comunicazione aziendale è fondamentale per tanti motivi: avere più successo commerciale, ottimizzare il proprio budget, migliorare l’ambiente di lavoro. Per questo, è fondamentale utilizzare i canali giusti e avvalersi della tecnologia quando possibile.
Bisogna però sempre ricordare che il mondo digitale è in costante evoluzione. Questo significa che quello che diciamo oggi potrebbe non valere più tra un anno. Rimane quindi fondamentale restare al passo e informarsi su nuove tecniche di comunicazione e strumenti che facilitano la gestione del lavoro.
SU